Khi Nào Phải Xuất Hóa Đơn Đỏ

Nhiều người chưa hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì và khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý gì dẫn đến những sai sót không đáng có trong công việc.

Cách viết hóa đơn đỏ cho nhà hàng - khách sạn

Việc viết hóa đơn đỏ cần được thực hiện một cách cẩn thận trong tất cả các ngành nghề. Xuất hóa đơn đỏ sai có thể dẫn đến những rắc rối liên quan đến pháp lý. Trong ngành NH-KS, viết hóa đơn cần phải tuân thủ theo đúng quy định pháp luật. Dưới đây là một số lưu ý mà NH-KS phải chú ý khi viết hóa đơn đỏ

Viết đúng ngày/tháng/năm trên hóa đơn: Thời gian ghi trên hóa đơn phải chuẩn (ngày dịch vụ hoàn tất) không biết đã tất toán chi phí hay chưa. Ngành dịch vụ hóa đơn VAT có thể sẽ được bỏ qua tiêu thức.

Đầy đủ thông tin bên mua bao gồm: họ tên, tên công ty, địa chỉ (trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh..), mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản)

Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra đầy đủ thông tin vào cột số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Sau khi đã hoàn tất các bước trên, nếu phía dưới bảng vẫn còn thừa dòng, cần gạch chéo toàn bộ phần trống từ trái qua phải.

Phần tổng bên dưới phải chính xác 100%. Tiền hàng, thuế suất GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, số tiền viết bằng chữ.

Phải có chữ ký trên hóa đơn, cả bên sử dụng và cung ứng dịch vụ. Người mua hàng - người trực tiếp thực hiện giao dịch ký tên. Người bán hàng - Nhân viên lập hóa đơn đỏ là người trực tiếp ký tên. Ngoài ra cần có chữ ký của Giám đốc đơn vị (Ủy quyền cùng cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu nêu trên).

NH-KS là doanh nghiệp liên quan đến ngành dịch vụ, việc xuất hóa đơn có thể khá rắc rối. Tuy nhiên, vẫn cần phải thực hiện chuẩn chỉnh để không phải đối mặt với các hậu quả pháp lý và các biện pháp trừng phạt từ cơ quan quản lý thuế.

Những lưu ý không thể không biết khi xuất hóa đơn đỏ

Kế toán cần ghi đầy đủ thông tin khi xuất HĐ đỏ.

Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

– Thứ nhất, kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.

– Thứ hai, trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.

– Thứ ba, nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.

– Thứ tư, nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.

– Thứ năm, số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.

– Thứ sáu, thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.

– Thứ bảy, hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Khác với hóa đơn đỏ theo phương thức giấy, các hóa đơn đỏ điện tử không hề có việc phân tách các liên. Hơn thế, nhờ được áp dụng phương thức điện tử hiện đại, các hóa đơn đỏ điện tử giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập – xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.

Mọi thắc mắc liên quan tới cách viết hóa đơn đỏ hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Thông tin về Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn

Trụ sở chính: 15 Đặng Thùy Trâm, Bắc Từ Liêm, Hà Nội (024.37545222).

Văn phòng TP.HCM: 33A Cửu Long, phường 2, Tân Bình, TP.HCM (028.35470355)

Văn phòng Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Bình Dương (0274.3848886)

Văn phòng Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà (0251.8871868)

Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 4 toà EVNGENCO 2, 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh (0236.3868363)

Khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ?

Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp đó phải có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân…mới được xuất hóa đơn đỏ

Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

Với doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi đáp ứng một trong những điều kiện sau:

Các doanh nghiệp sau khi đã đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì được sử dụng hóa đơn đỏ hợp pháp.

Lưu ý rằng với những hóa đơn được xuất theo hình thức giấy tờ truyền thống, doanh nghiệp có thể bị xử phạt mất hóa đơn nếu như chúng bị thất lạc, cháy hoặc hư hỏng.

Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ

Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:

– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.

– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.

– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.

Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ

Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.

Cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn đỏ?

Thông thường, hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là trắng đỏ và xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ trong ngành NH-KS

Việc xuất hóa đơn đỏ trong ngành nhà hàng - khách sạn đôi khi có thể tiềm ẩn rủi ro và hậu quả pháp lý nếu không thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các quy định. Nếu không thực hiện đúng quy định, DN có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50 - 100 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

So với các lĩnh vực khác, NH-KS là lĩnh vực có khá nhiều điều cần chú ý. Dưới đây là một số lưu ý để tránh phạt khi xuất hóa đơn đỏ trong ngành NH-KS:

Đảm bảo rằng quy trình xuất hóa đơn đỏ tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp liên quan đến thuế và quản lý tài chính.

Chỉ xuất khi có lý do hợp lý: Hóa đơn đỏ nên được xuất chỉ khi có lý do hợp lý và theo yêu cầu của khách hàng hoặc trong các tình huống đặc biệt.

Chú ý đến số lượng và giá trị: Hạn chế việc xuất hóa đơn đỏ ở mức tối thiểu và chỉ khi thực sự cần thiết, tránh tình trạng lạm dụng để tăng giá trị giao dịch một cách không hợp lý.

Bảo quản chứng từ đầy đủ: Giữ chứng từ và bằng chứng liên quan cẩn thận để có thể chứng minh tính hợp lý và đúng đắn của quá trình xuất hóa đơn đỏ. Nếu NH-KS tự quy định mã hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa, dịch vụ. Lưu ý, các loại hàng hóa phải đúng ký hiệu, số hiệu đăng ký pháp luật có yêu cầu đúng như NH-KS đã đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu

Ngoài ra, NH-KS cũng cần chủ động kiểm tra thường xuyên về nội dung và thông tin trên hóa đơn đỏ để đảm bảo độ chính xác và tránh sai sót. Nhân viên xuất hóa đơn cũng phải được đào tạo về quy trình và quy định khi xuất hóa đơn để tránh những lỗi không chấp nhận được.

Việc hiểu hóa đơn đỏ là gì? thực sự quan trọng đối với các NH-KS, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Những chia sẻ trên của Hoteljob sẽ giúp doanh nghiệp trong ngành nhà hàng - khách sạn tránh được những rủi ro và hậu quả pháp lý liên quan đến việc xuất hóa đơn đỏ. Muốn kinh doanh tốt và ổn định thì đây là những kiến thức mà Chủ doanh nghiệp cần phải biết và lưu tâm!

Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết hóa đơn đỏ thế nhanh chóng, chính xác? Những lưu ý kế toán không thể không biết khi xuất hóa đơn đỏ? Tất cả sẽ được hoadondientu.edu.vn giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn đỏ, hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Đây được hiểu là loại chứng từ có giá trị pháp lý nhằm thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…