Nhân Viên Quét Và Lưu Trữ Hồ Sơ

Hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi tài liệu này lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên – nguồn lực của doanh nghiệp, cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở để đánh giá năng lực, quản lý công việc hiệu quả, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào để khoa học và hiệu quả vẫn còn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn.

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:

Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp

Lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công

Đây là cách làm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ bởi dễ thực hiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này đó là tương đối tốn thời gian và công sức để quản lý, gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin; đồng thời dễ bị thất lạc, hư hỏng.

Tủ hồ sơ nhân sự nhiều ngăn được rất nhiều các doanh nghiệp lớn, đông nhân sự sử dụng. Dạng tủ này vừa có thể làm trang trí văn phòng, vừa gọn gàng và tiết kiệm không gian.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loai giấy tờ với các kích thước khác nhau.

Với loại tủ này, các doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng tiêu chí như phòng ban, chức vụ, thời gian làm việc, v.v. và lưu trữ trong các ngăn tủ riêng biệt.

Để có thể phân biệt từng ngăn tủ, người ta thường dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện trong việc tìm kiếm, tránh mất nhiều thời gian.

Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên.

Hồ sơ 2 ngăn thường chỉ dùng trong trường hợp cần lưu trữ ít giấy tờ. Loại tủ lưu trữ này có không gian nhỏ, giá thành cũng khá mềm so với các loại tủ đựng hồ sơ khác.

Đây là cách làm tương đối truyền thống, phù hợp với việc lưu trữ hồ sơ ít sử dụng hoặc cần di chuyển thường xuyên. Thùng đựng hồ sơ kín, có thể bảo quản tài liệu tốt, tránh hư hỏng mối mọt, tuy nhiên có nhược điểm là tương đối nặng, và không thuận tiện trong trường hợp tìm kiếm hồ sơ.

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và an toàn. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự được trình bày trong phần tiếp theo.

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, lựa chọn tủ hồ sơ, phân loại hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học, an toàn và hiệu quả. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm:

Đọc thêm: Top 8 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phổ biến cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM

Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:

Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.

🔷NHẬP KHẨU LÔNG CỪU. Lông cừu là loại sợi tự nhiên có nguồn gốc từ loài động vật là cừu.Với những ưu điểm như bền,nhẹ,hút ẩm cao và đặc biệt là giữ độ ấm.Nên lông cừu được nhiều sự chú ý về ngành may mặc với những sản phẩm như áo lông cừu,chăn lông cừu.v.v.Lông…

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc bao gồm các loại giấy tờ sau:

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Bất kể người lao động thuộc đối tượng thử việc, nhân sự chính thức hay dưới 15 tuổi thì bộ hồ sơ nhân sự của họ cũng sẽ cần một số giấy tờ chung như sau:

Ngoài các giấy tờ trên, tùy thuộc vào loại đối tượng lao động mà doanh nghiệp sẽ yêu cầu thêm một số loại giấy tờ khác nhau. Cụ thể:

Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, chưa có quy định mới nhất nào về lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định được ban hành trước đó và vẫn còn hiệu lực. Cụ thể, theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Trong đó:

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.

Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng

Tủ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hồ sơ nhân sự an toàn và khoa học. Doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố khi lựa chọn tủ hồ sơ như:

Phân loại hồ sơ là bước quan trọng giúp sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, logic, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo các tiêu chí sau:

Lập danh mục các hồ sơ nhân sự

Việc lập danh mục các hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng tra cứu thông tin. Danh mục hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau: